صفحه اصلی > خدمات واحدها > نظام مشارکت و پیشنهادها  > درباره نظام پیشنهادها 


درباره نظام پیشنهادها

با مشارکت دادن کارکنان در امر سازمانی می توان نتایج و پیامدهای همه جانبه ای را برای سازمان و کارکنان آن فراهم آورد. در نظام مشارکت سازمانی، مدیران و کارکنان به تبادل نظر با یکدیگر می پردازند و همین امر منجر به ایجاد محیطی دوستانه و توام با اعتماد اطمینان متقابل در سازمان می و شود. کارکنان با مشارکت در کارها، خود را در سود و زیان سازمان سهیم می سازند و همه تلاش خود را با کمک مدیران جهت افزایش کارآیی و اثربخشی سازمانی به کار می گیرند. در نظام مشارکت سازمانی، مدیران برای رسیدن به هدفهایشان با راه حلهای پیشنهادی بسیاری از سوی کارکنان مواجه می شوند که پس از ارزیابی آنها می توانند بهترین راه حل ممکن را انتخاب کنند. باید توجه داشت که در شیوه های مشارکتی، را ه حلهای پیشنهادی کارکنان اجرا شود و تشویق مالی و معنوی مناسب از پیشنهاد دهندگان به عمل آید. نکته مهم در بکارگیری شیوه های مشارکتی توجه به موانع و دشواریهای فراروی مدیران در سازمانهاست زیرا با کسب آگاهی در زمین ههای اجرایی و درک صحیح موانع، بهتر می توان به رویارویی با آنها پرداخت. ضمناً باید زمینه های لازم اقتصادی، فرهنگی، سیاسی، ساختاری و … را برای اجرای موفقیت آمیز این نظام فراهم کرد تا اجرای آن با وقفه و بحران مواجه نشود.

 نظام مدیریت مشاركتی مبتنی بر دریافت پیشنهادهای كاركنان در خصوص رفع تنگناها و راه‌های توسعه فعالیت سازمان،‌ بررسی طرح‌ها و پیشنهادهای دریافتی در یك كمیته تخصصی، ارزیابی بهترین پیشنهادها و ایجاد زمینه مساعد برای عملی ساختن آنها و بهره‌مندی كاركنان از مزایای ناشی از اجرای پیشنهادهای مؤثر و مفید می‌باشد. از آنجا كه در نظام مدیریت مشاركتی،‌ كاركنان خود را در اتخاذ تصمیم‌های راهبردی برای ایجاد تحول در سازمان سهیم می‌دانند،‌ همكاری و همدلی بیشتری نسبت به اجرای طرح‌ها و پیشنهادهای پذیرفته شده نشان می‌دهند و از مقاومت در برابر تغییرات و تحولات سازمان پرهیز می‌دارند. بدین وسیله مدیریت با سهولت بیشتری می‌تواند در اجرای طرح‌های جدید، به موفقیت دست یابد.

 


مفهوم و تعاریف

مشارکت یک مفهوم تاریخی است که ریشه در اداره امور عمومی و افکار مذهبی دارد. به عنوان مثال، مشارکت بر مبنای مشورت در اسلام تحت عنوان «شورا» مورد توجه قرار گرفته است. قرآن کریم به طور صریح مدیران را مکلف می کند در اموری که نیاز به تحقیق و تفحص دارند بر مبنای مشورت به تصمیم گیری بپردازند.

مدیریت مشارکتی علیرغم قدمت تاریخی خود، بعد از انقلاب صنعتی به صورت علمی مورد بررسی قرار گرفت. نظام مدیریت مشارکتی یکی از نظام های مدیریتی پویاست که نقش مهمی در توسعه منابع انسانی سازمان ایفا می کند. نظام پیشنهادها ، کارکنان بعنوان یک ابزار اجرایی مدیریت مشارکتی، نظام همکاری فکری و عملی کلیه اعضای یک سازمان با سطوح مختلف مدیریتی آن است. در این نظام کلیه افراد سازمان درباره روشهای حل مسائل و ارتقاء بهره وری فعالانه اندیشه کرده و حاصل آنرا در قالب طرحها و پیشنهادها به سازمان ارائه می کنند و بدین طریق، یک نظام همفکری و هم اندیشی برای رسیدن به اهداف سازمان بوجود می آید.این نظام که مبتنی بر اصل انسان مداری است، برای افکار و خلاقیت های کلیه اعضای سازمان ارزش قائل است و به عنوان یک نظام مطلوب و کارآمد مدیریتی هم از لحاظ نظری و هم از لحاظ عملی آزمونهای موفق خود را گذرانیده است.

نظام پیشنهادها از دهه ۱۹۵۰ در شرکتهای تولیدی- خدماتی کشور ژاپن به کار گرفته شد و سپس از سوی شرکتهای دیگر کشورهای جهان پذیرفته و معمول گردید. این نظام از دهه ۱۳۶۰ در شماری از شرکتهای صنعتی کشور ایران نیز به اجرا گذاشته شد و با توجه به کامیابی هایی که در این گروه از شرکتها بدست آمده، مورد استقبال دیگر شرکتها و سازمانهای صنعتی، تولیدی و خدماتی قرار گرفته است.

در سال 1377، با توجه به آثار مثبت و سودمندی که این نظام در شمار قابل توجهی از شرکت‌ها و سازمان‌های داخلی و خارجی پدید آورده بود، دولت جمهوری اسلامی ایران نظر به اهمیت و ضرورت نقش مشارکت کارکنان در بالا بردن کارایی و اثربخشی دستگاه‌های دولتی و افزایش رضایت و توان‌ کاری آنان، در نشست مورخ 28/5/1377 شورای عالی اداری چنین تصویب کرد که نظام پذیرش و بررسی پیشنهادها در کلیه وزارتخانه‌ها، مؤسسات، شرکت‌ها، بانک‌ها و کلیه دستگاه‌ها استقرار یابد.


تاریخچه نظام پیشنهادها

شروع فعالیت اولین نظام پیشنهادها به 100 سال قبل در اسکاتلند برمیگردد. آقای ویلیام دنی اسکاتلندی سازنده کشتی از کارکنانش خواست پیشنهاداتی در زمینه کاهش هزینه های ساخت کشتی ارائه دهند.

در کشور آمریکا یکی از کارکنان کارخانه کداک بنام ویلیام کونورز در سال 1898 با ارائه پیشنهادی در زمینه صرفه جویی انرژی دو دلار پاداش دریافت کرد . پیشنهادش این بود که با تمیز کردن شیشه پنجره ها نور بیشتری به اتاق های می تابد و روشن تر می شوند. آقای فرانک لاوجونز که بعداً به عنوان مدیر عامل شرکت کداک منصوب شد این پیشنهاد را تصویب کرده بود.

در سال 1905 شرکت صنابع نساجی ژاپنی بوسکی با نصب صندوق های پیشنهادها به تقلید از سازمانهای آمریکایی به دنبال استقرار نظام پیشنهاد برآمد.

در جلسه ای که با حضور مدیران 21 سازمان بهداشتی و درمانی در سال 1997 در شهر بوستون آمریکا برگزار گردید هدف اصلی نظام پیشنهادها را تشویق، قدردانی و پاداش دهی به کارکنان بخاطر دادن پیشنهادهای خلاقانه، مبتکرانه و مشکل گشایی تعریف کردند.

اصطلاح نظام پیشنهاد کارکنان یعنی تلاشهای مختلف سازمان به منظور دریافت و بکارگیری نظرات کارکنان به امید موفقیت هایی در زمینه صرفه جویی اقتصادی ، بهبود کیفیت محصول، کارآیی محیط کار و خدمات بهتر به مشتری یا بهبود شرایط است . این تلاشها می تواند از نصب ساده یک صندوق پیشنهاد در محل های مختلف سازمان برای آگاهی از نظرات کارکنان باشد. پیشنهادهای ارائه شده نیز می تواند پیشنهادی ساده در رابطه با بهبود کیفیت زندگی کاری مانند نصب یک آبسرد کن در راهرو ادارات تا رفع اشکالاتی که می توانند سالیانه هزاران دلار صرفه جویی اقتصادی بدنبال داشته باشد.

مطالعه صورت گرفته توسط انجمن (EIA) که در هفته صنعت انتشار یافت نشان می دهد با استقرار نظام پیشنهادها انتظار میرود در شرکتها سالیانه به ازای هر نفر 350 دلار صرفه جویی صورت گیرد. شرکتهایی با نظامهای پیشنهاد کارآمد می توانند از کارکنان پیشنهادهایی مفید و ارزشمندی دریافت کنند که موجب کاهش هزینه ها ، افزایش درآمد ،‌ بهبود کارآیی یا ارائه محصولات و خدمات بهتر شود.

چارلز مارتین ویسنده کتاب نظام های پیشنهاد کارکنان: ارتقاء بهره وری و سود می گوید  ” کارکنان بصورت گروهی بهتر کار می کنند و می توانند پیشنهادهای جمعی خوبی ارائه نمایند و گاهی اوقات فراتر از حوزه کاری و مانند مدیریت بیاندیشند . مطالعات کارخانجات آمریکاییدر سال 1997نشان می دهد علیرغم وجود این توان و انرژی در کارکنان میانگین ارائه پیشنهاد به ازای هر دو نفر در سال یک پیشنهاد است در حالیکه این رقم سالیانه برای کارکنان ژاپنی 9 فقره پیشنهاد و در شرکت تویوتا 50 پیشنهاد به ازای هر نفر در سال می باشد.



مقایسه آماری نظام پیشنهادها در سال 1995

موضوع آمریکا ژاپن
میانگین سالیانه ارائه پیشنهاد به ازای هر نفر 16/0 فقره 5/18فقره
درصد پذیرش پیشنهادها 38 درصد 7/89 درصد
درصد مشارکت کارکنان 7/10 درصد 3/74 درصد
میانگین پاداش به ازای هر پیشنهاد 458 دلار 4 دلار
صرفه جویی خالص اقتصادی هر پیشنهاد 5586 دلار 1750 دلار
صرفه جویی خالص به ازای هر نفر 334 دلار 3249 دلار

 


بعضی از شرکتها تصور می کنند با برقراری ارتباط باز میان کارکنان و مدیریت می توانند بصورت غیر رسمی پیشنهاد های بهبود کیفیت دریافت کنند. در حالیکه کارشناسان معتقدند استقرار رسمی نظام پیشنهادها،‌ کارکنان را تشویق به تفکر منطقی درباره کارشان می کند و از آنها می خواهند تا در فرآیندهای کاری سازمان مشارکت نمایند . نظام پیشنهاد به کارکنان این احساس را می دهد که عقایدشان برای سازمان ارزشمند است در نتیجه موجب افزایش انگیزش ،‌ وفاداری و تقویت گروههای کاری میان کارکنان حتی تا پایین ترین رده های سازمانی می شود . دریافت پیشنهاد از کارکنان یکی از مهمترین اولویت های هر سازمانی باید باشد زیر هر پیشنهاد ممکن است در آینده 000/10 دلار یا 000/100 دلار صرفه جویی اقتصادی داشته باشد .


آقای روبرت . اف . بل می گوید" هدف یک نظام پیشنهاد موفق فراهم سازی منبعی از ایده ها و تفکر خلاقانه همه کارکنان برای بهبود فرآیندهای کاری و تولید کالا و ارائه خدمات بهتر است ” او می گوید ” لازمه اینکار درک صحیح هر نفر از فرآیند کار ، حمایت مدیریت از این نظام ، تشویق و پاداش دهی مناسب و حصول اطمینان از بی پاسخ ماندن هر پیشنهاد است . عوامل چهارگانه موفقیت نظام پیشنهاد کارکنان عبارتند از :

  • حمایت مدیریت: اشتیاق و علاقه مندی مدیریت عالی سازمان به نظام پیشنهادها اولین عامل موفقیت محسوب می شود . در صورت پیامدهای مثبت این نظام مدیریت باید تعهد و علاقه خود را نشان دهد . اگر کارکنان در جریان رسالت و ماموریتهای سازمان قرار گیرند به احتمال زیاد پیشنهادهایی می دهند که به تحقق اهداف کمک می کند عامل دیگری که باعث حمایت مدیریت عالی سازمان از این نظام پیشنهادها می شود عدم احساس تهدید از سوی این نظام است ، لازم است مدیران بطور مرتب نتایج مثبت و پیشرفت نظام پیشنهادها را در جلسات به اطلاع دیگران برسانند و خودشان نیز پیشنهاد بدهند هرچند مشمول دریافت پاداش نباشند .
  • ساختار برنامه  کارشناسان توصیه می کنند مسئولیت پیشرفت و اجرای برنامه به عهده دبیر نظام گذاشته شود . آئین نامه نظام پیشنهادها باید به نحوی تدوین شود که کارکنان با توجه به تجربیات خود تشویق به ارائه پیشنهادهای سازنده شوند .

هدف واقعی ساختار برنامه دریافت هرچه بیشتر پیشنهاد از سوی کارکنان و بهبود کیفیت پیشنهادها از طریق تشویق کارکنان و دادن بازخورد به آنان است .

آقای بل در ادامه می گوید ” نکته مهمی که وجود دارد تدوین آئین نامه های شفاف و روشن است که همه ابعاد نظام پیشنهاد در آن لحاظ شده و مطمئن شود که هم مدیران و هم کارکنان آنرا به خوبی فهمیده اند . “